Nếu bạn đang phải đối mặt với một fax cho lần đầu tiên, sau đó bạn cần phải đối phó với nó càng nhanh càng tốt để bắt đầu một công việc chính thức vì lợi ích của doanh nghiệp. Trong bài viết này chúng tôi sẽ mô tả nguyên lý hoạt động của fax, cách sử dụng nó một cách chính xác và những vấn đề chính về fax nào có thể được tìm thấy trong các ngày làm việc hàng ngày.
Tại sao tôi cần một máy fax?
Nói một cách đơn giản, fax là một thiết bị kỹ thuật mà bạn có thể nhận và nhận tài liệu ở bất kỳ khoảng cách nào. Đồng thời, trong quá trình hoạt động, tài liệu được quét, dữ liệu được chuyển thành tín hiệu điện, được mã hóa và gửi qua các kênh giao tiếp qua điện thoại. Tại thời điểm tiếp nhận, fax hoạt động như một modem và máy in - nó giải mã tín hiệu nhận được và in tài liệu trên giấy.
Tôi có thể nhận fax bằng cách nào?
Để hiểu cách sử dụng fax, bạn cần hiểu dần việc tiếp nhận và truyền tải tài liệu. Hãy bắt đầu với việc tiếp nhận. Hãy nói rằng thật dễ dàng để làm điều này. Bạn có thể nhận fax ở chế độ thủ công và tự động.
Chế độ thủ công: bạn nhấc điện thoại lên, nghe cụm từ "Chấp nhận fax", trả lời "Tôi chấp nhận" và nhấn nút màu xanh lục. Nó vẫn chỉ chờ đợi bản phát hành đầy đủ của tài liệu. Đừng quên ngay lập tức kiểm tra chất lượng in, khả năng đọc của văn bản, sau đó xác nhận thực tế của việc tiếp nhận và chỉ sau đó gác máy.
Ở chế độ tự động, bạn điều chỉnh số lần đổ chuông, sau đó máy sẽ bắt đầu nhận tin nhắn. Chế độ này thuận tiện cho các bản fax được cấp đặc biệt hoặc cho điện thoại fax trong trường hợp không có nhân viên chịu trách nhiệm về việc tiếp nhận.
Làm thế nào để gửi một tài liệu bằng fax?
Để gửi fax chính xác, bạn cần biết số điện thoại của người đăng ký. Trước khi bạn bắt đầu gọi anh ta, bạn cần phải chuẩn bị trước: chèn tài liệu vào người nhận xuống với văn bản, đảm bảo rằng nó nằm phẳng, không bị biến dạng và quay số. Tiếp theo, bạn hỏi xem người đó có sẵn sàng nhận fax từ bạn hay không và khi bạn nhận được phản hồi tích cực, hãy nhấp vào nút "Fax / Bắt đầu".
Sau - hỏi người đối thoại, cho dù bản fax đã đến chưa, nó có thể đọc được bao nhiêu, bằng nhau. Bây giờ bạn có thể ngắt kết nối. Trong một số
Nếu bản fax không chấp nhận tài liệu
Các vấn đề fax điển hình là giấy bị kẹt, giấy hết giấy, không có bản chụp tài liệu, bản fax trống hoặc đen. Nếu bạn không chắc chắn về kiến thức của mình về sự tinh tế của việc sửa chữa những vấn đề này, hãy liên hệ với những người hiểu biết nhiều hơn để được trợ giúp. Theo thời gian, bạn sẽ tự học mọi thứ và làm việc với thiết bị này sẽ là một niềm vui hoàn chỉnh.