Công việc hiệu quả của công ty là công đức của toàn bộ tập thể lao động. Nếu trong một tổ chức như vậy, mỗi nhân viên đối phó với các nhiệm vụ được đặt ra, và đồng thời có thể đảm nhận công việc của một nhà lãnh đạo cấp trên, thành công là hiển nhiên. Hãy cố gắng tìm hiểu các nguyên tắc của phân quyền là gì và đoàn đại biểu trong quản lý thời gian là gì.
Phái đoàn thẩm quyền là gì?
Không phải mọi nhà lãnh đạo đều biết phái đoàn là gì. Đoàn đại biểu được hiểu là quá trình chuyển giao một số chức năng của người quản lý cho người quản lý hoặc nhân viên khác để thực hiện một số nhiệm vụ được giao của tổ chức. Nó được sử dụng để cải thiện và tối ưu hóa lực lượng lao động của người quản lý. Nó là phong tục để xác định các khái niệm đối diện của quá trình mà theo đó thẩm quyền có thể được ủy nhiệm. Đây là một khái niệm cổ điển, cũng như khái niệm chấp nhận quyền lực.
Tâm lý của phái đoàn thẩm quyền
Tại doanh nghiệp, tổ chức, đoàn đại biểu là quá trình chuyển giao phần đầu công việc của mình cho người khác. Đoàn đại biểu như vậy được biện minh về mặt tâm lý nếu:
- Người quản lý làm việc quá sức và không thể giải quyết vấn đề một mình.
- Thông qua việc chuyển giao công việc cho nhân viên, người quản lý sẽ có thêm thời gian để giải quyết các vấn đề rất quan trọng mà chỉ có thể được giải quyết bởi anh ta.
- Các nhân viên trực thuộc đã phát triển sự chuẩn bị quản lý và cần có sự tham gia của họ trong việc tham gia chuẩn bị và thông qua các quyết định quản lý quan trọng.
Tuy nhiên, đôi khi trong quá trình ủy quyền, các lỗi sau được phép:
- Phái đoàn thẩm quyền mà không giao trách nhiệm nhất định cho nhân viên.
- Quá trình chuyển giao một phần công việc là trái với nhiệm vụ của người lao động.
- Phái đoàn trách nhiệm không có thẩm quyền.
Làm thế nào là phái đoàn khác với các nhiệm vụ thiết lập?
Thông thường, các nhà quản lý giả định các khái niệm như là ủy nhiệm và tuyên bố nhiệm vụ cho cùng một điều, mặc dù trong thực tế hai chức năng này khác nhau. Vì vậy, bản chất của phái đoàn nằm trong quá trình chuyển giao một phần nhất định của công việc từ lãnh đạo cho cấp dưới. Đối với việc xây dựng các nhiệm vụ, ở đây chúng tôi đang nói về các công việc cần thiết có liên quan đến nhiệm vụ chính thức của nhân viên.
Những thuận lợi và bất lợi của phái đoàn
Trước khi gửi công việc của bạn cho cấp dưới, điều quan trọng là phải suy nghĩ về hậu quả, vì phái đoàn quyền lực có những ưu điểm và nhược điểm của nó. Rõ ràng, nó thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn và phấn đấu cho sự phát triển nghề nghiệp. Ngoài ra, đoàn đại biểu trong quản lý kinh tế rất có lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đồng thời, các nhà quản lý phải hiểu rằng bằng cách chuyển giao công việc của họ cho cấp dưới của họ, họ có nguy cơ xé rách thời gian và chịu trách nhiệm về điều này đối với cấp quản lý cao hơn.
Ưu điểm của Cơ quan Ủy quyền
Có những lợi thế như vậy của phái đoàn:
- Quá trình chuyển giao công việc cho cấp dưới là một phương pháp hiệu quả của động lực. Vì vậy, nếu người quản lý chuyển công việc của mình sang cấp dưới, từ đó tăng trách nhiệm của mình và tăng năng suất.
- Quá trình này là một cách rất tốt để cải thiện trình độ của nhân viên. Nếu một người làm một công việc mới cho anh ta, nó sẽ kích thích anh ta để làm chủ một lĩnh vực hoạt động không quen thuộc và trong tương lai để sử dụng kiến thức và kinh nghiệm có được.
- Phái đoàn thẩm quyền là một động lực rất lớn trong công việc của cấp dưới, những người cảm thấy mình là bậc thầy trong một số lĩnh vực công việc. Theo thời gian, nó quen với sự độc lập và chuẩn bị mọi người di chuyển đến các vị trí cao.
- Quá trình chuyển giao công việc cho cấp dưới tiết kiệm tiền của công ty.
- Phái đoàn là một cách tuyệt vời để tăng tốc các quy trình nhất định. Người quản lý có thể không và không nên hiểu mọi thứ. Bạn nên chuyển các nhiệm vụ đó sang cấp dưới.
- Quá trình này là một cơ hội tuyệt vời để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và phức tạp hơn. Vì vậy, khi người quản lý thay đổi công việc thường xuyên cho cấp dưới của mình, do đó ông giải phóng thời gian để giải quyết các vấn đề quan trọng và thực hiện các dự án ưu tiên.
Nhược điểm của phái đoàn thẩm quyền
Quá trình như đoàn đại biểu trong một tổ chức có những nhược điểm sau đây:
- Khi chuyển giao nhiệm vụ cho nhân viên, người quản lý không thể chắc chắn về chất lượng thực hiện phù hợp. Vì lý do này, nhiệm vụ chính ở đây sẽ là việc lựa chọn một chuyên gia có thẩm quyền trong vấn đề này.
- Khả năng một nhân viên có thể không có khả năng đối phó với các nhiệm vụ được giao. Khi đặt thời hạn, điều quan trọng là để lại một vài ngày cho bất khả kháng có thể xảy ra.
- Trách nhiệm đối với nhiệm vụ được thực thi hoặc chưa được thực hiện trong mọi trường hợp sẽ do người quản lý chịu. Mặc dù một phần trách nhiệm nhất định được giao cho nhân viên, người quản lý và không phải là cấp dưới, sẽ phải báo cáo cho công việc chưa hoàn thành kịp thời.
- Xác suất mà cấp dưới sẽ thực hiện nhiệm vụ được đặt ra là tốt hơn so với người lãnh đạo.
Phái đoàn thẩm quyền quản lý
Mục tiêu của nó được ủy quyền trong công việc của người quản lý:
- Việc giải phóng thời gian ủy nhiệm để giải quyết các vấn đề trong đó khó khăn hơn, hoặc không thể thay thế được.
- Tăng động lực cho những người được ủy quyền.
- Tăng sự tự tin trong nhóm làm việc.
- Kiểm tra cấp dưới nhiệm vụ.
Trong các lý thuyết về quản trị dân chủ, phái đoàn được hiểu là có nghĩa là mỗi người đều có quyền sinh hoặc theo quyền dân sự. Công dân có thể ủy quyền các quyền hạn này trong quá trình bầu cử để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể đòi hỏi chuyên môn hóa và năng lực, bao gồm cả các kỹ năng quản lý.
Mục tiêu ủy quyền
Tôi phân biệt các mục tiêu của đoàn đại biểu:
- Tăng hiệu quả của cấp dưới.
- Giảm tải của các nhà quản lý, giải phóng chúng khỏi doanh thu và tạo ra các điều kiện chấp nhận được nhất để giải quyết cả các nhiệm vụ quản lý chiến lược và tiềm năng. Trong trường hợp này, ủy thác đang chiến đấu với doanh thu.
- Đào tạo nhân viên tiềm năng và trong tương lai để tạo thành một dự trữ nhân viên.
- Tăng cường sự tham gia và cam kết của nhân viên. Phái đoàn có thể được coi là một niềm tin đặc biệt và đồng thời là một phương tiện khuyến khích tinh thần.
Quy tắc ủy quyền
Có những quy định của phái đoàn:
- Quyền hạn riêng phải được chuyển giao chỉ vì lợi ích của sự nghiệp, chứ không phải vì uy tín.
- Phái đoàn thẩm quyền nên được sử dụng như một công cụ để tăng cường sự tự tin của nhân viên.
- Các đại biểu cần sự hỗ trợ của người quản lý. Để điều này, bạn cần phải sẵn sàng.
- Điều quan trọng là phải xem xét xác suất sai lầm và không phải là quyết định chính xác nhất. Đồng thời, có những nhiệm vụ, giải pháp phải hoàn hảo. Các nhiệm vụ như vậy không cần phải được ủy nhiệm cho cấp dưới.
- Các thông tin và chức năng phải được chuyển trực tiếp đến người sẽ thực hiện nhiệm vụ.
- Phê bình nên được thể hiện một cách thận trọng. Nó là cần thiết để hiểu tình hình và nhu cầu giải thích cho những gì lý do này hoặc sai lầm xảy ra.
- Người quản lý phải chịu trách nhiệm về mọi quyết định.
Các loại phái đoàn
Một quá trình như đoàn đại biểu trong quản lý được chia thành hai loại chính:
- Phái đoàn thẩm quyền mà không chuyển trách nhiệm là một quá trình chuyển giao nhân viên sang nhiệm vụ, trách nhiệm vẫn còn với người quản lý. Vì vậy, cấp dưới thực hiện nhiệm vụ được giao, báo cáo cho người quản lý và báo cáo cho người giám sát của mình
- Phái đoàn quyền hạn và trách nhiệm là quá trình chuyển giao không chỉ nhiệm vụ cho cấp dưới, mà còn chịu trách nhiệm về việc thực hiện của họ trước khi quản lý cao hơn.
Đảo ngược
Đôi khi các vấn đề của phái đoàn thẩm quyền khiến người quản lý nghĩ về sự cần thiết phải chuyển công việc cho cấp dưới của mình. Đặc biệt khi lãnh đạo đối diện với phái đoàn ngược lại. Theo phái đoàn đảo ngược được hiểu một tình huống như vậy, khi nhân viên trả lại nhiệm vụ giao phó cho người quản lý. Trong số các lý do cho quá trình này:
- Cấp dưới không muốn nắm lấy cơ hội.
- Sự bất an của cấp dưới trong sức mạnh của chính họ.
- Cấp dưới không có các thông tin cần thiết và cơ hội để đối phó thành công với các nhiệm vụ.
- Người quản lý không thể từ chối trả lời các yêu cầu trợ giúp.
Sách về ủy quyền
Đừng phạm sai lầm gây phiền nhiễu trong quá trình chuyển giao công việc từ người quản lý cho cấp dưới sẽ giúp sách về phái đoàn:
- "Quản lý một phút và khỉ" Kenneth Blanchard . Cuốn sách kể về một người quản lý cầu kỳ, người không thể đối phó với công việc của mình. Chỉ khi một người đàn ông học cách kiểm soát khỉ, anh ta đã hiểu nơi anh ta mắc sai lầm trong công việc của mình.
- "Cách ủy quyền. 50 bài học về nhãn dán »Sergey Potapov . Một huấn luyện viên kinh doanh nổi tiếng trong cuốn sách của ông nói về các thủ thuật thực tế không phải là quá trình đơn giản như vậy của phái đoàn.
- "Phái đoàn thẩm quyền" Richard Luke . Cuốn sách sẽ cho bạn biết lý do tại sao điều quan trọng là mỗi người lãnh đạo phải ủy thác quyền hạn của mình, giai đoạn nào của quá trình bao gồm và cách giải quyết các vấn đề chính.