Tất cả chúng ta đều phạm sai lầm và đôi khi chúng ta buộc phải yêu cầu tha thứ từ người khác cho mối quan hệ hư hỏng. Vì vậy, lời xin lỗi là một trong những loại chữ phức tạp. Xét cho cùng, trong lá thư này, tác giả thường chạm vào hối hận của mình (và đôi khi không có mong muốn xin lỗi, và trong thư từ kinh doanh nó xảy ra mà bạn cũng phải xin lỗi không nhất thiết vì những sai lầm của chính mình).
Yêu cầu sự tha thứ là cần thiết. Sau khi tất cả, khả năng thừa nhận của một sai lầm, sai lầm của họ và sự sẵn sàng của họ để sửa chữa chúng cùng một lúc là một yếu tố quan trọng của hình ảnh của mỗi tổ chức. Lời xin lỗi bằng văn bản mang mục tiêu chính như một lời xin lỗi, đồng thời bảo toàn bộ mặt của công ty và khôi phục lại các mối quan hệ bị hỏng. Ngoài ra, điều quan trọng là giảm sự cố xung đột có thể xảy ra, đồng thời giảm thiểu các hậu quả tiêu cực của lỗi. Thư xin lỗi phải được gửi trong các trường hợp sau:
- Hành vi sai lầm về phía bạn đối với nhân viên của một tổ chức khác (bất kể nguyên nhân gốc rễ của hành vi vô nhân đạo).
- Trong trường hợp bạn không thực hiện nghĩa vụ hợp đồng của mình (cũng không phân biệt lý do).
- Hành vi sai của nhân viên của bạn, đã trở thành một loại miền công cộng nào đó.
- Trong trường hợp bất khả kháng.
Làm thế nào để viết một bức thư xin lỗi?
Lời xin lỗi bằng văn bản có cấu trúc không có bất kỳ sự khác biệt đặc biệt nào từ cấu trúc của một bức thư kinh doanh bình thường, nhưng chủ đề sẽ là lựa chọn tốt nhất nếu bạn làm cho chủ đề của bức thư trung lập, không tập trung vào thực tế là lá thư này là một lời xin lỗi. Hãy để lá thư được ký bởi người quản lý hàng đầu của công ty. Nó là cần thiết để tạo ấn tượng rằng người quản lý nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề được tạo sai lầm và, với sự hối tiếc lớn về những gì đã xảy ra, sẵn sàng yêu cầu sự tha thứ từ bên bị thương. Các văn bản của một lời xin lỗi ảnh hưởng đến sự phục hồi của danh tiếng chuyên nghiệp của công ty hoặc chính thức của bạn.
Tùy thuộc vào biểu mẫu, văn bản được chia thành: phần giới thiệu, phần chính và kết luận. Lời xin lỗi được đưa ra chỉ một lần trong phần giới thiệu của bức thư. Đoạn thứ hai là phần chính. Nó là cần thiết để giải thích lý do cho những gì đã xảy ra. Tránh các cụm từ "vấn đề nhỏ", một sự chậm trễ nhỏ, "vv Đoạn thứ ba là một biểu hiện của đau buồn, hối tiếc. Kết luận nên thể hiện hy vọng rằng một trường hợp như vậy sẽ xảy ra lần nữa.
Đừng quên rằng nếu bạn làm tất cả mọi thứ đúng, sau đó, thay vì một nhân viên không hài lòng của một công ty hoặc khách hàng khác, có được một vài vĩnh viễn.